6 «бухгалтерских монстров» бизнеса

Мы описали шесть самых известных «бухгалтерских монстров» бизнеса. Каждый из них представляет пример того, как не нужно поступать со своей бухгалтерией. Бояться их или нет вам решать. Но возможность встретить одного из них в своем бизнесе, очень велика. А предупрежден значит вооружен. Итак, рассмотрим их поближе.

Монстр 1. Некомпетентность бухгалтера.

Ситуация: предприятие, новый директор, главный бухгалтер. И последний скрыл свою квалификацию. При этом постоянно появляются проблемы, несостыковки, бухгалтер недоволен работой своего отдела, у него кто-то постоянно виноват. Бухгалтерия предприятия сыпется, как карточный домик, и никто не может понять, почему. С вами работает профессионал? На протяжении полугода бухгалтер смог скрывать свою неопытность и некомпетентность. Когда разоблачение стало неизбежным, он уволился в спешном порядке. 

Чем это обернулось? Понадобилось восстановление бухгалтерского учета за весь период времени, пока он был на должности. Хорошо, что не было штрафов от налоговой. Ситуация могла обернуться совершенно иначе.

Как бороться? Доверяйте ведение бухгалтерии только профессионалам. Проверяйте квалификацию бухгалтера, главного бухгалтера до того, как он приступил к работе.

После того, как взяли нового человека на должность, проведите аудит. И делайте это регулярно, один раз в год. Чтобы выявить некомпетентность бухгалтера на начальном этапе сотрудничества, необходимо или самому быть бухгалтером, или давать правильные тесты при приеме на работу. Потому проще передавать ведение бухгалтерии аутсорсинговым компаниям, у них собран штат из опытных специалистов, а о профессионализме можно судить по отзывам клиентов, которых они обслуживают. 

Монстр 2. «Первичка» и ее оформление.

Ситуация: магазин, занятой директор и бухгалтер. Все документы велись в письменной форме. Бухгалтер исполнял свои обязанности и частично кадровика. Иногда документы заполнял до позднего вечера, чему очень радовался директор. Занятой бухгалтер и занятой директор это же так прекрасно, значит, все хорошо работают. На самом деле, бухгалтер не все успевал, некоторые документы были утеряны, а некоторые составлены неверно, и он этого не замечал. Как результат – налоговая отчетность сформирована некорректно. 

Чем это обернулось? Налоговая проверка выявила ошибки в документах и насчитала штрафы.

Как бороться? «Первичка» святая святых любой бухгалтерии, вряд ли для кого-то секрет. Ошибки в оформлении первичных документов создают самые большие проблемы и головную боль. Руководителю нужно знать, что важнее всего не отчетность, а документы, на основании которых она сделана. Компании следует настроить процесс, который и будет контролировать бухгалтера, чтобы были подписаны все документы. У бухгалтера изначально должны быть сформированы все нужные и правильные шаблоны документов. И он, по сути, работает по шаблонам. Шаблоны могут согласовать все участники рабочего процесса: бухгалтер, юрист, кадровик, директор и другие ответственные лица. Так бухгалтер не занимается «креативом» в документах и не создает свои шаблоны. Еще лучше вариант перейти на ЭДО. Такой подход упрощает работу с документами. Бухгалтер будет успевать делать больше и документацию не нужно будет печатать, отправлять и контролировать возврат документов. 

Монстр 3. Незнание законодательства.

Ситуация: малое предприятие, бухгалтер с многолетним опытом и отсутствием времени на отслеживание изменений в законах. Специалист и собственник давно дружат, и оба хорошо знают и выполняют свои обязательства. Бухгалтер не особо любит программное обеспечение, в кабинете в почете счеты. Семинары не посещает, потому что и так все знает, в законодательство не вникает, потому что там все равно постоянно все меняется. Документация у них не теряется, все хранится в архиве. Бухгалтер использует устаревшие отчетные формы. При это допускает многочисленные системные ошибки. В дальнейшем это штрафы от налоговой. 

Как бороться? Незнание законов не освобождает от ответственности. Руководители должны это знать, что правила налогового и бухгалтерского учета постоянно меняются. Если ваш бухгалтер не отслеживает законодательство, не читает специализированные СМИ, не повышает квалификацию, то скорее всего, будут затруднения. Проводите аудит не реже раз в год, это поможет решить проблемы. Дайте возможность специалисту консультироваться с юристом и осваивать необходимое ПО.



Монстр 4. «Забывчивость» бухгалтера.

Ситуация: бухгалтер, владелец малого бизнеса и абсолютное доверие. Бухгалтер справляется со своими обязанностями, принят на работу по рекомендации от знакомых, чтобы набраться опыта. Зарплата небольшая, опыт-то совсем маленький у бухгалтера. Пришло время подать отчеты в налоговую. Но вот незадача, бухгалтер забыл это сделать вовремя. Или вовсе не знал, когда это сделать. Подобная «забывчивость» была выявлена сотрудниками ГФС.

Чем это обернулось? Владельца обязали уплатить штраф за несвоевременное предоставление налоговой отчетности. 

Как бороться? Лучше всего от «забывчивости» поможет календарь уплаты налогов. 

автоматизированные напоминания о важных событиях, об уплате налогов и подаче отчетностей должны побороть данного монстра. И важно, чтобы напоминания поступали и директору, и бухгалтеру. Как знаем, за все ошибки несет ответственность именно директор. А повторные нарушение и несвоевременное предоставление деклараций влечет за собой штрафы. Также монстра поможет побороть ЭЦП. Директор, подписывая отчеты лично своей подписью, получает полный контроль над ситуацией. 

Монстр 5. Беспечность директора.

Ситуация: бухгалтер работает уже четыре года на предприятии, справляется со своими обязательствами, погрешности в работе были всегда незначительные и, в целом, негативно нигде не отражались. Директор доверяет давнему сотруднику. Но он заметил ошибочные переводы в адрес сторонней организации последние полгода. Без паники, все в порядке, через некоторое время средства возвращаются на расчетный счет. Видимо, бухгалтер ошибся в перечислении, обнаружил ошибку и попросил вернуть деньги. Или же бухгалтер за спиной директора занимается кредитованием за вознаграждение, одалживая оборотные средства компании. 

Как бороться? Проверять. Отлично, если вы доверяете своему бухгалтеру. Но все-таки рекомендуем не относится беспечно к контролю средств и всегда проверять работу своего бухгалтера. Помните, только директор должен подписывать самостоятельно своей подписью платежи в банке. Не передавайте ЭЦП третьим лицам, это запрещено. У бухгалтера может быть личный доступ в банк для формирования платежей и иных рутинных задач. Но подписывать документы должен директор или уполномоченное лицо. Директор несет административную и криминальную ответственность наравне с бухгалтером. 

Монстр 6. «Один за всех».

Ситуация: Директор только начал бизнес. Его знакомый порекомендовал очень толкового бухгалтера. По началу бухгалтер исполнял только свои обязанности, дело развивалось, а обязанностей становилось все больше и больше. Через три месяца бухгалтер отвечал на телефонные звонки, принимал заказы, отправлял курьера, оформлял документы, проводил собеседования, принимал на работу, увольнял и еще многое и многое другое… 

Чем это обернулось? У бухгалтера наступало выгорание, и он уже подыскивал себе новую работу. В задачах допускались ошибки, как бы он не старался исполнить возложенные на него обязательства. Пропустился период сдачи отчетностей, начислили штрафы. 

Как бороться? Каким бы талантливым не был бухгалтер, он должен исполнять только свои обязанности. Проще всего подключить компанию к готовой бухгалтерии, у которой сформирован штат специалистов, настроено ПО, и полностью отточен процесс работы. Каждый должен исполнять свои обязанности. 

Вы можете бороться с бухгалтерскими монстрами самостоятельно.

А можете подключить готовую бухгалтерию и ничего не бояться.

БУХГАЛТЕРСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!
Советы, последние новости, актуальные статьи  и новое в законодательстве.

Якщо залишилися питання - пишіть в коментарях

avatar
  Підписатися  
Повідомте про