Що таке первинна документація?

Первинні документи — документи, що містять відомості про господарські операції та є підставою для бухгалтерського обліку та податкової звітності. Створюються у письмовій чи електронній формі. ФОП-єдинники 1, 2 та 3 груп зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких заповнювалися дані книги обліку доходів (не платники ПДВ) та книги обліку доходів та витрат (3 група, платники ПДВ). Найпоширеніші первинні документи для підприємців: договори, акти наданих послуг (виконаних робіт), видаткові накладні, рахунки.

Як вести первинні документи?

Найперше, що потрібно знати: вести первинні документи обов’язково. Кожен підприємець повинен оформлювати всі операції, а за запитом податкового інспектора при перевірці зобов’язаний надати документи. Всі дані у книзі обліку мають підкріплюватись “первинкою”. Заборонено формувати податкову звітність на основі документально не підтверджених сум.

Які існують сервіси для ведення первинної документації?

Всі документи можна сформувати, підписувати з контрагентом та зберігати в електронних сервісах. Найпоширеніші в Україні сьогодні: «Вчасно» та «M.E.Doc». Програмне забезпечення повністю відповідає законодавчим вимогам до формування документації та надійно зберігає її на серверах ЄС.

Яка відповідальність за відсутність первинних документів?

Зберігати документи обов’язково, але можна не у стосах паперу. Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і той, що складено у паперовому вигляді, якщо його сформовано відповідно до вимог чинного законодавства та з усіма необхідними реквізитами. Тому “первинку” можна зберігати в електронних архівах, робити це потрібно щонайменше 3 роки з дати останньої перевірки податкової інспекції. За неналежне зберігання облікових даних чи їх відсутність передбачено штраф.

Що таке книга обліку доходів?

Книга обліку доходів — це документ, за допомогою якого ФОП-єдинники 1, 2, 3 груп (не є платниками ПДВ) ведуть облік доходів та витрат. Книгу обліку доходів та витрат ведуть ФОП-єдинники 3 групи (є платниками ПДВ). Форму та порядок їх ведення затверджено у Наказі Мінфіну України №579.

Як зареєструвати книгу обліку доходів?

Спочатку потрібно її придбати. Складнощів з пошуками бути не має, книга пропонується майже в кожному магазині канцтоварів чи відповідному інтернет-магазині. Потім потрібно власноруч пронумерувати кожен лист та прошнурувати, якщо це не зроблено виробником. Підписати, вказавши на звороті останньої сторінки: “Прошнуровано та пронумеровано N сторінок”; ваші ПІБ та підпис. Тепер можна реєструвати.

Для реєстрації потрібно звернутись до податкової (ДПС) за місцем реєстрації вашого ФОП. Можна особисто або ж відправити книгу разом з заявою про реєстрацію та описом вкладення (в довільній формі, на ім’я керівника ДПС) рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Протягом 10 робочих днів книгу обліку доходів зареєструють у податковій. Забрати її потрібно особисто або доручити це довіреній особі.

Зверніть увагу!

Від 14 липня 2020 Закон №2524 скасовує обов'язкову реєстрацію книги обліку та обов'язкове її ведення для ФОП 1, 2, 3 груп, що не є платниками ПДВ. Підприємець за власним бажанням може вести книгу в паперовому або електронному вигляді. Щоденно вести записи не обов'язково, варто лише мати записи доходів за місяць. Відповідальність та штраф у 600 грн. за нереєстрацію, помилки чи неналежне ведення наступають лише у тому випадку, якщо ФОП повідомив ДПС про своє рішення вести книгу та зареєстрував її.

Як правильно заповнювати книгу доходів?

Офіційний порядок ведення проілюстровано вище на інфографіці. Всі записи потрібно робити розбірливо, використовуючи чорнила темного кольору. Якщо допущено помилку, можливе виправлення таким чином: закреслити однією лінією та зробити помітку “Виправленому вірити”.

Щорічно починати нову книгу обліку доходів не обов’язково. Нова реєструється, лише якщо закінчились графи для внесення відомостей в поточній.

Чи можна вести книгу онлайн?

Законодавчо — це дозволено, але з боку податкової — нереалізовано. Тому якщо ви вирішили вести книгу обліку доходів і зареєстрували її, це потрібно робити у паперовому вигляді. Якщо в органах ДПС не було зареєстровано книгу — можете вести записи в довільній формі, наприклад, таблиці Excel чи іншим способом. 

Скільки потрібно зберігати книгу доходів?

3 роки — термін зберігання книги обліку, саме протягом цього часу податкова інспекція може подати запит про її перевірку. Самостійно відносити на перевірку в будь-які інші інстанції не потрібно. 

«Бюро Бумажкін» завжди вірно оформлює первинні документи, надійно зберігає електронні архіви у хмарних сервісах, вчасно та вірно подає звіти.

Ми піклуємось про бухгалтерію, доки клієнти займаються своїми справами.

Приєднуйтесь до нашого Telegram-каналу!
Новини, статті  та поради від сервіса «Бюро Бумажкін»

1
Якщо залишилися питання - пишіть в коментарях

avatar
  Підписатися  
новее старее популярные
Повідомте про
Тимур
Гость
Тимур

Якщо підприємець порушив вимоги та не перейшов у відповідну групу самостійно, його реєстрація як платника ЄП може бути анульована шляхом виключення з відповідного реєстру за рішенням контролюючого органу. Підприємець на спрощеній системі оподаткування, що не є платником ПДВ, веде Книгу обліку доходів. При переході на загальну систему оподаткування підприємець має вести Книгу обліку доходів і витрат. У Книзі роблять записи про отримані підприємницькі доходи та документально підтверджені витрати, пов’язані з отриманням таких доходів на підставі первинних документів. На її основі підприємець заповнює річну податкову декларацію про майновий стан та доходи.

Как вести бухгалтерский учет ФЛП и ООО с максимальной выгодой и без рисков

Одновременно быть предпринимателем и вести бухгалтерию непросто: нужно зарегистрировать ФЛП или ООО, заключить договор с налоговой, Пенсионным фондом, вести книгу учетов, отправлять договора, формировать и сдавать отчеты, исправно платить налоги. Ну и не забывать сроки! Еще, собственно, нужно развивать бизнес … Читати більше

Ведение бухгалтерии удаленно: преимущества и недостатки

Ведение бухгалтерии удаленно в 2020 На что обратить внимание при выборе удаленного бухгалтера Правильно составляем договор на услуги удаленной бухгалтерии Как защититься от утечки информации при работе бухгалтера удаленно Учимся ставить задачи для бухгалтера и контролировать их выполнение удаленно Как … Читати більше