Вам наверное знакомо, когда банальная или достаточно простая вещь зациклена на человеческом факторе, и мы не можем ее решить без определенных людей. При этом все процессы начинают простаивать и идут потери. Мы находимся в эпоху цифровой трансформации, когда компании все больше и чаще используют современные технологии для того, чтобы стать ближе, проще, быстрее как для своих сотрудников, так и для своих клиентов.
Мы не можем повлиять на весь процесс изменений бизнеса. Но бухгалтерия и ЭДО — его важные составляющие, и мы можем подсказать как их усовершенствовать и помочь с цифровыми изменениями через бизнес-процессы, автоматизацию рутины и ЭДО. Рассмотрим инструменты, которые уже есть сейчас, которые нужно использовать, которые дают хороший результат для развития.
Планируйте и следуйте плану
У любого проекта должен быть план. Цифровые изменения — процесс бесконечный, и без плана далеко не уйти.
Идите шаг за шагом:
- Вовлекайте команду. При этом всегда ставьте правильно задачи.
- Проведите технический аудит. Схема, когда вы что-то придумали, спустили вниз и оно внедрилось в работу, уже давно не работает. Нужно собирать обратную связь, готовить решения, выпускать их в пилотном формате, и только после этого полноценно внедрять в работу. Или не внедрять, это уже зависит от результатов пилотной версии.
- Определите горячие задачи. Не хватайтесь за все сразу, а берите самую важную и “горячую” задачу на сегодня. И решайте ее.
- Разработайте внутренние политики. Это надо для того, чтобы дальше строить внутренние процессы и переходить к этапу автоматизации, оптимизации.
- Настройте ПО и интеграцию. Сегодняшнее ПО — не просто разные программы, это уже возможность интеграций. Руководствуясь знаниями, полученными на предыдущем этапе, внедряйте его грамотно.
- Обучите сотрудников. Невозможно что-то внедрить, не обучая при этом свой персонал. Эти правила применимы, как к нашей сегодняшней теме, так и к любому проекту, который вы запускаете.
Задача бухгалтерии — обслуживать бизнес
Очень часто в компаниях бухгалтерия занимает место закрытой группы или же “второго шефа”, который владеет всей информацией и документацией. Что-то сродни монополии на важные данные. А бухгалтерия должна работать с позиции обслуживания. Производите ли вы продукцию или продаете тревел-услуги, роль вашей бухгалтерии — обслужить все процессы, которые направлены на саму деятельность. Потому важно привлекать бухгалтерию не только в разработку процессов, но и в межфункциональные процессы. Необходимо уйти от монополии на бухгалтерскую информацию, потому что она становится камнем преткновения, как для коммуникации, так и для работы самой бухгалтерии.
Роль современной бухгалтерии:
- Фокус на обслуживании основной деятельности бизнеса.
- Участвовать в разработке процессов и политик.
- Уйти от монополии на бухгалтерскую информацию.
- Держать контроль только над бухгалтерским и налоговым учетом.
- Бухгалтер — это не секретарь, юрист, кадровик, курьер, продажи.
- Управлять не людьми, а процессом.
По сути, задача бухгалтера и бухгалтерии — это бухгалтерский и налоговый учет. Соответственно, они должны заниматься этим. У нас же бухгалтер очень часто подменяет другие роли и от этого нужно избавляться. Никто не в выигрыше. Чтобы от этого отойти, нужно перенести коммуникации в отдельную среду, в которой легко, понятно и быстро можно делегировать часть задач другим сотрудникам.
ЭЦП как обязательный инструмент ЭДО
Без электронного документооборота ни одна цифровая трансформация в компании не может произойти. В Украине ЭЦП используют для подписания договор, актов. Вся законодательная база для этого уже есть, она проверенная и работает. Нет также проблем и с органами ГФС, так как государство стимулирует переход на ЭДО.
Законодательство:
- Закон Украины «Об электронных доверительных услугах».
- Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».
- Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
- Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».
- Закон Украины «Об электронной коммерции».
- Налоговый кодекс Украины.
Бизнесу не стоит беспокоиться о юридической стороне вопроса. Другое дело, что у каждого бизнеса — разный уровень документооборота и, соответственно, разные сложности запуска электронного документооборота.
В Украине есть два формата хранения ЭЦП/КЭП: в виде файла на защищенной флешке и MobileID. Формат можно выбрать любой. ЭЦП нельзя передавать третьему лицу, ровно, как и по доверенности. Неправильно, когда бухгалтер подписывает подписью директора.
Ключове про електронний цифровий підпис
В этой статье найдете больше информации об ЭЦП
Касательно технической части внедрения. У нас достаточно много сервисов, которые используются для электронного документооборота. Например, Вчасно и M.E.Doc. На что же нужно обратить внимание при выборе сервиса документооборота? Первое — это то, что у сервиса должно быть максимальное количество пользователей, поскольку вы не можете одним сервисом отправлять документы в другой, они между собой не интегрированы. Как правило, один сервис не закрывает полностью все потребности. Двумя же это получится сделать почти на 100%. Следует обратить внимание на юзабилити. Для нас при выборе было важно, чтобы был доступ с одного окна, чтобы пользователь не переходил с лицензии в лицензию. Большую роль играет интеграция с 1С и CRM. Также сервис должен быть безопасным, функционировать уже длительное время.
Перечень документов, которые можно подписать с помощью ЭЦП:
Между компаниями |
|
Внутренние документы |
|
Многосторонние документы |
|
Уже есть некоторые наработки в законодательстве, как перевести документы, связанные с трудовыми отношениями, на ЭДО. Создание документов по кадровым вопросам в электронной форме согласовывается с соответствующем государственным архивным учреждением, архивным отделением городского совета.
У вас нет необходимости запускать ЭДО сразу на все. Если есть возможность — приступаем к переходу, если нет — решаем этот вопрос по ходу работы. Вы можете попробовать это сделать на часть документов или только с определенными клиентами. Выбирайте что-то одно и начинайте с ним работать. Контрагентам следует отправить письмо, в котором сообщить о переходе на ЭДО. Также им подробно описать процесс взаимодействия, как это будет происходить, как будут отправляться и приниматься документы. И добавить некоторую полезную информацию, что поможет разобраться в новом процессе. Потом желательно провести тестовые отправки и обучение сотрудников на всех цепочках взаимодействия с документами. Примерно за пол года вы сможете полностью перейти на ЭДО.
Когда вы внедряете ЭДО, вы вообще перестраиваете все бизнес-процессы. Вы становитесь лучше, эффективнее, быстрее.
Автоматизация счетов и актов
Бухгалтерия может стать драйвером изменений в компании, поскольку почти весь документооборот «стекается» к ней. И работа с документами часто занимает 30-50% от всей работы. Большую часть времени рабочего процесса бухгалтера занимает формирование счетов и актов в ручном режиме. Это значительный ущерб временным, кадровым и денежным ресурсам. При этом полагается, что счета и акты — задача исключительно бухгалтера. Когда мы начали внедрять ЭДО, стало понятно, что это не совсем так. Счет и акт — это часть процесса продаж. И соответственно, роль бухгалтера — организовать работу своих коллег, чтобы им было удобно и комфортно работать с выпиской и выставлением счетов. Но никак не взять на себя эту функцию полностью. Это не значит, что менеджеры должны самовольно придумывать документы, нет. Но у них должны быть подготовлены регламентированные шаблоны. И с этим должен работать не бухгалтер, а все участники процесса.
Как выставлять счета и акты за 30 секунд, а также ускорить продажи
Читайте в нашем кейсе
Организация работы бухгалтерии в едином пространстве
Бухгалтерия не отдельное государство в компании, а часть команды. И важно ее подключить к единому пространству. Например, этим пространством может быть Планфикс, Битрикс24 или другой сервис, которые вы выберете для совместной работы.
Зачем это нужно?
- Делегировать задачи другим сотрудникам
- Обмен бухгалтерской информацией с другими сотрудниками
- Автоматизировать рутинные задачи
- Доступ к информации 24/7
Бухгалтер может отстроить свои процессы, где вовлекаются разные люди. Когда очень много рутины, легко упустить главное. Когда же организована работа бухгалтерии в сервисе для совместной работы, «головной боли» у всех становится гораздо меньше.
Организация работы бухгалтерии:
- Определить, что бухгалтер не делает в программе
- Единое пространство коммуникации со всей командой
- Формировать и хранить первичную документацию
- Создать бухгалтерский процесс и задачи
- Интеграция с 1С и тд
Организовать продуктивную работу бухгалтерии возможно, решив эти пять шагов. При этом экономятся временные, человеческие и денежные ресурсы.
Эпоха цифровых изменений позволила бизнесу работать продуктивнее, быстрее и проще. Главное уметь применять различные инструменты и хорошие результаты для бизнеса обязательно будут. Необходимо каждодневно работать над развитием, чтобы становиться лучше и бизнес развивался.
