Ведение бухгалтерии удаленно в 2020

Прелести и радости удаленки: освещаем, как не “запороть” свою бухгалтерию в карантин, и в будущем не зависеть от офлайн бухгалтерии. Многие вплотную подошли к вынужденным изменениям — удаленный формат сотрудничества, здесь же удаленная бухгалтерия. Понимаю, что менять старое доброе на неизвестное новое, очень страшно и не очень хочется. Знаю, как безболезненно перевести бухгалтерию на удаленное ведение, какие плюсы, минусы, подводные камни. Расскажу, как быстро наладить процессы и не сойти с ума. Удаленная бухгалтерия — это учет финансовых операций, составление отчетов заказчика бухгалтером в дистанционном формате, без присутствия в офисе. Внештатный бухгалтер — не штатный сотрудник, он работает по договору на оказание услуг, отношения регулируются гражданским законодательством. 

За что держитесь, чего боитесь, давайте сравним?

Удаленный бухгалтер Штатный бухгалтер
Преимущества
Экономия Контроль
– на организации рабочего места; – бухгалтер отвечает за действия перед начальством;
– на покупке бухгалтерского ПО; – директивное исполнение обязанностей;
– на налогах при официальной зарплате;
– на поисках сотрудника, без необходимости проверять квалификацию и репутацию;
– отсутствуют штрафы за неправильное оформление;
Результативность
– оплата за результат или позадачно, а не за 8-ми часовой день; – длительное сотрудничество позволяет досконально изучить бухгалтерский учет предприятия;
– высокая квалификация бухгалтеров, менторство опытных коллег и командная работа над проектом;
Стабильность
– на работу не влияет человеческий фактор: отпуска, больничные и тд., всегда есть сотрудник необходимой квалификации на замену; – бухгалтер обязан присутствовать на рабочем месте и исполнять должностные обязательства;
– работает один и тот же специалист;
Безопасность
– хранение информации в облаке, на защищенном сервере; – данные хранятся в архиве предприятия или в облаке;
– защита каналов обмена данными и коммерческой информацией – защищенные каналы связи;
Удобство
– удаленный бухгалтер или бэк-офис функционирует где-угодно, это не влияет на процесс работы;
– доступ к информации 24/7;
Недостатки
– отсутствие чувства контроля над внештатным бухгалтером; – нет замены в случае отпуска, больничного и форс-мажорных обстоятельств;
– работа не только над вашими задачами; – необходимо личное присутствие в офисе;
– тратится много времени на поиск и проверку квалификации;
– исполнение задач напрямую зависит от присутствия бухгалтера, нет автоматизации;

Как видите, удаленная бухгалтерия не уступает штатному ведению. Основное отличие в контроле над бухгалтером, но, как по мне, это больше о нездоровом отношении к сотрудничеству, нежели о бухгалтерском учете компании. Если правильно выбрать подрядчика, подписать договор и организовать работу — “параноить” о контроле больше не нужно. 

На что обратить внимание при выборе удаленного бухгалтера

Удаленный бухгалтер — отличный вариант для малого и среднего бизнеса, когда нужно не только вносить данные из первички в компьютер и сводить в отчеты, а также для оценки финансовых операций, анализа структуры и качества учета. При этом не требуется присутствие на рабочем месте. Обязательно тестируйте, проверяйте квалификацию бухгалтера, отзывы клиентов и опыт оказания услуг

Аутсорсинговая компания, которая предоставит удаленную бухгалтерию, берет на себя все обязанности, связанные с ведением бухгалтерского учета. Работает над задачами постоянно, так как бухгалтеров много и всегда есть замена. Тестированием и подбором занимаются системно, тщательно проверяя квалификацию бухгалтеров, наличие сертификатов о повышении квалификации, собирая рецензии и отзывы с предыдущих мест работы.

На своем опыте скажу, что оба варианта — более чем достойная альтернатива штатному специалисту, но железобетонную стабильность гарантирует только аутсорсинг. 

Правильно составляем договор на услуги удаленной бухгалтерии

Чтобы все обязанности были соблюдены, нужно правильно заключать договор о предоставлении услуг, и прописывать обязанности сторон. 

В договоре нужно указать:

    • стоимость, сроки и порядок оплаты услуг;
    • перечень услуг;
    • перечень отчетов и сроки их сдачи в соответствующие контролирующие органы;
    • перечень документов и сроки их предоставления бухгалтеру;
    • ответственность бухгалтера и соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Посмотрите пример договора, который заключаем с клиентами. 

Как защититься от утечки информации при работе бухгалтера удаленно

Коммерческая и профессиональная тайна предприятия охраняется законом (Ст. 505 Гражданского кодекса Украины). Утечка информации может быть намеренной, когда конкуренты или заинтересованные лица, ее получают незаконно (установка шпионских программ); и непреднамеренной, когда определенные действия сотрудника привели к этому. Нужно внимательно подходить к выбору подрядчика на удаленную бухгалтерию, и подписать Соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Также, вы должны быть уверены, что у подрядчика хватает технических мощностей (сервер, надежное ПО, умение им пользоваться) для надежного хранения документов.

Верный способ найти надежного подрядчика — попросить рекомендацию у друга или делового партнера. (Рекомендуйте меня, друзья! =)) Если ни у кого не нашлось рекомендаций, смотрите отзывы в интернете, серьезные компании заботятся о своей репутации. 

Учимся ставить задачи для бухгалтера и контролировать их выполнение удаленно

Ведение бухгалтерии онлайн требует определенного набора инструментов, они могут отличаться, но цель у них одна — помочь выстроить рабочий процесс. Чтобы быстро ставить задачи и контролировать их выполнение, рекомендую: 

Общее хранилище для обмена документами.  Если такового еще не заимели для другой работы, пора обзавестись Google.Drive для бизнеса или Microsoft OneDrive. Вы сможете совместно редактировать документы или пересылать на них ссылки.

Совещания и онлайн-встречи. Наушники, микрофон, камера — и вам не страшны даже сотни километров, чтобы обсудить рабочие вопросы с бухгалтером. Рекомендую на выбор Zoom, Skype, Google Hangouts Meet.

Прием задач. Электронная почта, Messenger,  Telegram — выбирайте, что для вас удобнее, оговаривайте и передавайте задачи бухгалтеру. Также можно использовать Bitrix или Planfix. Там можно ставить временные рамки завершения задачи, кто за нее ответственен, кто участник и, собственно, описание задания. 

Контроль задач. Здесь никак не обойтись без самого главного инструмента для бухгалтерского учета — 1С и синхронизированного использования вместе с CRM.

Будем вашим удаленным отделом бухгалтерии! Оставьте свои данные:

Как выставлять счета и акты за 30 секунд?

Как привлечь внештатного бухгалтера к ответственности

Директор самостоятельно несет всю финансовую и юридическую ответственность, поэтому заключайте с бухгалтером трудовой либо гражданско-правовой договор. В нем нужно прописать обязанности, размер вознаграждения, конфиденциальность и ответственность сторон.

Некоторые компании обязуются оплатить штрафы, которые возникли по их вине. Это характеризует с лучшей стороны сотрудничество с подобным удаленным бухгалтером или компанией.

Факторы, которые влияют на стоимость работ удаленной бухгалтерии

Давайте считать. Зарплата штатного бухгалтера стартует от 15 000 грн., в обязанности входит все, что касается бухгалтерского учета, могут отдать еще кадровый учет и даже администрирование офиса. Болью многих потом становятся: различные штрафы, так как бухгалтер не знает досконально кадровый учет; ошибки и просчеты, когда учет ведется на “бумажках”; исчезновение сотрудника перед проверками налоговой или Гоструда. Фактор стоимости один — наличие на рабочем месте. Но цена такого бухгалтерского штатного стула, в конечном итоге, может обойтись гораздо дороже.

Внештатный бухгалтер-фрилансер берет также от 15 000 грн., заключает с вами договор на оказание услуг, и занимается только вашим предприятием. Ответственность та, которую вы пропишите в договоре, гарантии о квалификации на том же уровне, что и со штатным бухгалтером, но специалист свободно владеет инструментами удаленной работы и ведением бухгалтерии онлайн.

При сотрудничестве с аутсорсинговой компанией, стоимость работ напрямую зависят от количества задач и стартует от 4 000 грн. Зачастую формируется пакетное предложение, которое наиболее подходит клиенту. Подавляющее большинство аутсорсинговых компаний берут за услуги меньше, чем штатный бухгалтер. 

Для беспроблемного ведения бухгалтерии онлайн нужно правильно заключить договор, прописать ответственность, выстроить прочный рабочий альянс и довериться удаленным специалистам. Доверять сложно, понимаю. Но никто не любит возиться с документами. И, по правде, в 2020-м году надежными и без изменений остались только интернет, штрафы ГФС и удаленка. 

Искренне Ваш, Бумажкин. 



Устали от рутины? Предайте бухгалтерию нам!

Заполните форму, менеджер перезвонит:

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!
Новости, статьи и советы от сервиса “Бюро Бумажкин”.

Якщо залишилися питання - пишіть в коментарях

avatar
  Підписатися  
Повідомте про
Как уйти в отпуск за свой счет во время карантина?

В Украине общенациональный карантин с 12 марта по 3 апреля. 17 марта было принято решение перевести сотрудников на надомную работу, ввести ограничения на передвижения в транспорте, самоизолироваться и принять другие меры во избежание распространения коронавирусной инфекции. Штраф за нарушение правил … Читати більше

Кредитование для малого бизнеса в Украине 2020

Кредитование малого и среднего бизнеса в Украине 2020 Кредиты для частных предпринимателей актуальны, когда бизнес нужно расширить или он только стартует. В первом случае получать займ можно под 17-36% в гривне, если дело прибыльное. Во втором случае, обязательно потребуется бизнес-план. … Читати більше